Västra Frölunda Hembygdsförening GDPR


Riktlinjer för hantering av register

 

 

Bakgrund

Dataskyddsförordningen (GDPR) gällande från 25 maj 2018 reglerar organisationers hantering av personuppgifter. Förordningen fastställer individens rättigheter, exempelvis rätten att bli borttagen från register och att få ut information om var uppgifter finns lagrade. Den fastställer även de skyldigheter som organisationer har avseende insamling och hantering av uppgifter.

Ägare till register är bland annat skyldiga att:

  • Sprida kunskap om Dataskyddsförordningen inom organisationen
  • Se över vilka personuppgifter organisationen hanterar och lagrar
  • Ta bort onödig information och adresslistor
  • Till Dataskyddsinspektionen anmäla eventuella intrång eller risk att uppgifter hamnat i orätta händer.

 

Syfte med riktlinjen

Västra Frölunda Hembygdsförening ska ha en ändamålsenlig och säker hantering av register som följer dataskyddsförordningen (GDPR) gällande från 25 maj 2018.

Målsättning med hanteringen

Genom att fastställa hur hantering av register sker i Västra Frölunda Hembygdsförening ska efterlevnaden av dataskyddsförordningen bli tydlig för de som arbetar med register, de som ingår i register eller de som på något sätt berörs av register. Uppgifter ska hanteras på ett lagligt, korrekt och öppet sätt i förhållande till den registrerade.

Vem i föreningen ansvarar?

I Västra Frölunda Hembygdsförening är styrelsen föreningens högsta beslutande organ mellan årsmötena.
Styrelsen leder föreningens verksamhet i enlighet med antagna stadgar och årsmötets beslut. (Se bilaga 1 Västra Frölunda Hembygdsförenings stadgar antagna 10 mars 2011).

Styrelsen avser att leda verksamheten så att Västra Frölunda Hembygdsförening har en ändamålsenlig och säker hantering av register som är i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) gällande från 25 maj 2018.
Inom styrelsen är kassören utsedd att hantera föreningens register.

Vilka uppgifter som hanteras?

Västra Frölunda Hembygdsförening avser inte att lagra personnummer eller information rörande exempelvis hälsa, sexuell läggning, religion eller politisk uppfattning i något register.
Västra Frölunda Hembygdsförening lämnar inte ut information om föreningens medlemmar annat än antal medlemmar. Undantag kan vara om föreningen för eget ändamål behöver hjälp av extern part med post/epost utskick.

Medlemsregister

Föreningen består av röstberättigade medlemmar som är intresserade av att på olika sätt stödja föreningens arbete och främja hembygdsarbetet. Medlemmarna indelas i grupperna betalande medlemmar, hedersmedlemmar och ständiga medlemmar.
(Se bilaga 1 Västra Frölunda Hembygdsförenings stadgar antagna 10 mars 2011).

Syftet med uppgifterna i föreningens medlemsregister är att kunna kontakta medlemmarna och att kunna föra statistik över antal medlemmar.
Medlemmars uppgifter registreras i medlemsregistret då årsavgiften är betald.

I föreningens medlemsregister framgår följande uppgifter:

  • Typ av medlem: betalande medlem/ständig medlem
  • Datum och belopp för inbetalning av årsavgift
  • För- och efternamn
  • Adress
  • Eventuell e-mailadress
  • Om betalning skett via internet

Hur tillmötesgår föreningen den registrerades rättigheter?

Om Västra Frölunda Hembygdsförening blir kontaktad av individ som önskar något av nedan alternativ, ska önskemålet tillgodoses skyndsamt (senast inom 30 dagar):

  • Individ som önskar bli borttagen från ett register som föreningen hanterar
  • Individ som önskar få ut information om var uppgifter finns lagrade
  • Individ som önskar få felaktiga uppgifter rättade
  • Individ som invänder mot direktmarknadsföring

Vid intrång eller risk att uppgifter hamnat i orätta händer

Om Västra Frölunda Hembygdsförening upptäcker att intrång har skett eller att det finns risk att uppgifter har hamnat i orätta händer ska föreningen skyndsamt (senast inom 72 timmar) anmäla detta till Dataskyddsinspektionen.

Uppföljning

Västra Frölunda Hembygdsförening styrelse ska årligen följa upp att föreningen arbetar i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR) gällande från 25 maj 2018. Föreningens riktlinjer för hantering av register ska revideras då behov uppstår. Föreningen ska informera om dessa riktlinjer på hemsidan vfh.se

Riktlinjerna antagna av Västra Frölunda Hembygdsförenings styrelse den 10 december 2018.

Skapad av